En algunas ocasiones puede ser interesante proteger el correo de Outlook con contraseña, a resguardo de miradas indiscretas. Bien porque el equipo se encuentra en una ubicación accesible, bien porque lo compartimos, o cualquier otra razón que implique la necesidad de acceso al ordenador, pero limitando la lectura del contenido del correo.
La contraseña en Outlook se añade a archivos específicos de correo, no al programa en sí. Es interesante conocer que cuando configuramos la primera cuenta de correo en Microsoft Outlook se crea un archivo que contendrá los correos de esa cuenta. Ese fichero se marcará como predeterminado de Outlook y contendrá además del correo, el calendario, los contactos y otros elementos del programa.
Limitar acceso al Outlook con contraseña
En la mayoría de los casos solo tendremos una cuenta de correo y por tanto solo un conjunto de carpetas de correo. Será el predeterminado, si hay más suele ser la primera, pero deberemos asegurarnos de que estamos poniendo la contraseña en el archivo de datos predeterminado. Puede verse en “Configuración de la cuenta”. En el apartado Archivos. El predeterminado aparece marcado.
Sobre el nombre del conjunto de carpetas. Con el botón derecho hacemos aparecer el menú contextual. Seleccionaremos propiedades.
Se abrirá una ventana. Iremos al botón “Avanzadas”.
Se abre una nueva ventana en la que tendremos un botón “Contraseña”.
Tiene tres campos. En la primera ponemos la contraseña actual. Si no tiene la dejamos en blanco. Y en las dos siguientes repetimos la contraseña que queremos poner.
Se escribirá con caracteres especiales. No laveremos escrita. Aceptamos y ya está. No olvidarla y asegurarse de las mayúsculas y las minúsculas, o no podremos acceder de nuevo a nuestro correo. Si marcamos la opción «Guardar contraseña en su lista de contraseñas». No la solicitará al abrir Outlook, solo si lo intenta otro usuario o en otro ordenador
Al abrir de nuevo el Outlook nos pedirá la contraseña. Escribir la contraseña y el Outlook se mostrará normalmente.
Si la cancelamos o la escribimos errónea se cerrará diciendo que no puede acceder al archivo de correo. .
Permitir acceso a Outlook pero impedir la lectura de algunas cuentas de correo
Al añadir otras cuentas de correo al mismo Outlook, tendremos la opción de decirle si queremos que se gestionen en ese mismo archivo o con otro nuevo. En caso de ser en otro archivo, veremos que tenemos otro conjunto de carpetas a la izquierda en el explorador del Outlook, con el nombre de la cuenta de correo.
Realizando el mismo proceso descrito anteriormente podemos proteger con contraseña algunos archivos de correo. Aunque el Outlook pedirá estas contraseñas, si no son aportadas o son incorrectas, el Outlook se abrirá pero mantendrá inaccesible el contenido de las carpetas protegidas.
No poner en excesivas carpetas, pedirá la contraseña de cada una de ellas al iniciar, y varias veces si se dejan en blanco o son erróneas. Puede resultar tedioso.
Quitar la contraseña o cambiarla
Si queremos cambiar la contraseña de cualquier archivo seguiremos los mismos pasos anteriores, escribiendo en el primer campo la actual y en los dos siguientes la nueva contraseña.
Si queremos quitar la contraseña del archivo, deberemos escribir en el primer campo la actual y dejar los dos siguientes en blanco.
Gracias por la explicación está muy buena y bien detallada, Gracias, Le agregare lo siguiente para que funcione de manera permanente porque si se marca la casilla guardar contraseña entonces no funciona, para resolver esto si es lo que necesitamos debemos modificar el archivo configuración y/o el registro. Así aun cuando marquen que recuerde la contraseña esta no se guardara y siempre solicitara inicio de sección cada vez que intenten abrir el Outlook.