En el programa Excel conseguir la impresión deseada puede no ser trivial. Imprimir sin determinar el diseño de página, es decir, las medidas de papel, orientación o área de impresión suele resultar en tablas divididas en varias hojas, tablas parciales sin encabezados u otras incidencias que nos obligan a nuevas impresiones.
Veremos en esta entrada algunos elementos que nos pueden ayudar a obtener las impresiones deseadas, antes de realizar la impresión.
Preparar características del papel y área de impresión
Estas opciones se aplican a la hoja activa, o a varias hojas si las tenemos seleccionadas. Para seleccionar varias hojas mantenemos la tecla CTRL pulsada y con el ratón marcamos el nombre de las hojas que queremos seleccionar. Esto nos permite cambiar estos parámetros a varias hojas simultáneamente, en caso contrario solo se aplica a la hoja activa.
Las características de cada hoja se mantendrán independientemente de que apliquemos otras diferentes a otras hojas del libro.
Los elementos básicos los podemos encontrar en la barra de herramientas “Diseño de Página”, son:
Tamaño del papel: La medida más habitual será la A4, pero si requerimos impresiones en otra medida podemos desplegar el botón y nos parecerá la lista de papel predefinidas.
Orientación: Es muy habitual que una tabla sea lo suficientemente ancha para no caber impresa en una página en vertical, una opción es indicar que se imprima en la página de forma horizontal, manteniendo una mejor medida de letra, evitando reducirla o dividirla en varias hojas.
Márgenes: Optimizar los márgenes nos puede también ayudar a imprimir una tabla completa o con mejor tamaño de impresión. Podemos escoger un tamaño de márgenes predefinidos o bien establecerlos personalizados.
Con estos parámetros se mostraran en la hoja unas líneas discontinuas que señalan los límites de impresión.
Limitar el área a imprimir
Si deseamos imprimir solo una tabla y no toda la hoja (que puede contener muchas más tablas o datos). Primero deberemos seleccionar el área a imprimir, y en la barra de herramientas extendiendo el botón “Área de impresión”, marcaremos “Establecer área de impresión”.
De esta forma cuando solicitemos una impresión en esta hoja solo se imprimirá el área seleccionada, obviando el resto.
Para imprimir otra área, repetiremos el proceso seleccionando la nueva área a imprimir.
Si queremos imprimir nuevamente toda la hoja deberemos acceder al mismo menú sin ningún área seleccionada y seleccionar “Borrar área de impresión”. Este comando solo eliminará la limitación del área a imprimir, no el contenido de ninguna celda.
Las opciones vistas hasta ahora estan también disponibles en la página de impresión.
Hay más opciones que expondremos en la próxima entrada.
Este menú, como es obvio, solo estará activo si existe algún nombe creado previamente.
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