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Excel: Introducir datos II

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En esta entrada seguimos con la introducción de datos en Excel, completando una tabla de gastos.

Introducir datos numéricos.

Al igual que con los textos, solo será necesario escribir el valor numérico en la celda que deseamos completar. Y pulsar INTRO o la flecha de desplazamiento hacia la siguiente celda.

excel introducir datos

Igual que hicimos con los nombres de los meses que completamos un conjunto de celdas con solo arrastrar, podemos hacer lo mismo con valores numéricos. En el ejemplo que seguimos podemos escribir el valor del alquiler que se repite cada mes. Simplemente arrastrando desde la esquina inferior derecha de la celda.

El valor que tenemos en este caso en B2 se repetirá en todas las celdas de la fila 2.

NOTA :

En algunas versiones de Excel puede que al arrastrar para copiar el valor numérico de una celda a la siguiente, este valor se incremente en una unidad, así tendríamos cada vez valores mayores en cada celda. Para evitarlo basta con escribir el mismo valor en las dos primeras celdas y seleccionar  las dos previamente, después arrastramos copiando. El programa entenderá que debe copiar el mismo valor y no incrementarlo.

Podemos repetir este proceso para todas las filas donde el valor sea el mismo cada mes. Incluso para aquellas donde solo cambie un mes. Ya que será más fácil después cambiar el valor de una celda únicamente que escribirlas todas. Incluso podemos hacerlo con varias celdas a la vez por ejemplo con las dos filas 7 y 8 simultáneamente. Se copiaran los valores de cada celda en sus contiguas de la fila.

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Añadir una función

Ahora ya tenemos una tabla básica con datos, pero la potencia de Excel se basa en sus cálculos. Así que vamos a obtener cuanto nos hemos gastado cada mes, y cuanto en cada concepto. Para ello usamos las funciones. Aquí introduciremos la más básica, la suma.

Seleccionamos la celda donde pondremos el total de la columna de Enero y en la cinta Inicio, encontraremos el botón suma, Con solo pulsarlo en la hoja se escribirá la fórmula, marcando el rango de celdas que ha detectado para sumar. En caso de no ser correctas es suficiente con seleccionar otro rango (recordar que un rango es simplemente un conjunto de celdas). Pulsamos INTRO y aparecerá el resultado en la celda. Ahora aquí no vemos la fórmula solo el resultado. Si queremos ver la fórmula deberemos seleccionar la celda y verla en la barra de edición de fórmulas.

Si queremos ver la fórmula deberemos seleccionar la celda y verla en la barra de edición de fórmulas. O bien la haremos aparecer en la celda, sustituyendo temporalmente el resultado pulsando la tecla F2.

Otra forma habría sido escribir directamente aquí la fórmula o el cálculo que queremos obtener sin usar una función. Vamos a obtener el total que hemos pagado de alquiler, por ejemplo, de forma manual.

Seleccionamos la celda H2 o donde queremos el total del alquiler. Para decirle a Excel que queremos un resultado debemos escribir siempre primero un igual ( = ) y a continuación la operación con los nombres de las celdas. Así aquí pondríamos =B2+C2+D2+E2+F2+G2   y con INTRO aparecerá el resultado de la suma. A medida que escribimos el nombre de la celdas, estas se iran escribiendo con colores diferentes, que coincidirán con el marco de las celdas al mismo tiempo.

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Esto da el mismo resultado que la función que podemos escribir sin usar el botón de autosuma, sería =SUMA(B2:G2).   Observar que ponemos el nombre de la función y entre paréntesis el nombre del RANGO, es decir la primera celda a sumar y la última separadas por dos puntos ortográficos.

Autocompletar con funciones

Al igual que hemos copiado los contenidos o los meses del año a celdas contiguas podemos copias las celdas con fórmulas. Si arrastramos la celda B9 que tiene el total de Enero hacia la izquierda, en las siguientes tendremos automáticamente los totales del resto de meses.

Lo mismo podemos hacer con el total del alquiler, copiándola hacia abajo obtendremos los totales para cada concepto.

Finalmente para conocer el total del semestre o año. Bastará con copiar una de las dos en la celda H9. Ya que esa copiará los totales de las filas o de las columnas. Cualquier cambio que realicemos en los datos de la tabla se reflejará en los resultados inmediatamente.

 

 

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