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Combinar correspondencia con Word

Veremos cómo combinar correspondencia con Word, utilizando un documento Excel como base de datos que contiene además las direcciones de correo electrónico a las que enviar el mensaje personalizado. Este proceso es similar para realizar combinaciones de correspondencia postal, siendo la diferencia la especificación inicial del objetivo proceso y el proceso final de impresión.

No se requiere nada especial. Solo un documento Excel en el que constarán en cada columna los datos personales como nombre, apellidos, dirección o aquellos que sean necesarios para la creación de la correspondencia, pudiendo incluir el email que utilizaremos para el envió. En el ejemplo que vamos a realizar los destinatarios tienen el email en el mismo documento Excel. Pero si los tenemos en los contactos de Outlook como grupo o lista de Word ya preparada, el proceso es el mismo solo hace falta especificar en el proceso donde se encuentran las direcciones.

Podemos tener también ya elaborada una carta específica o una plantilla, preparada para enviar a todos, sin los datos concretos de cada destinatario. O la podemos realizar al abrir el Word. Vamos a seguir el asistente del mismo Office. Es más fácil y simplifica el proceso guiándonos en todo el proceso.

Paso a paso.
  1. Acceder al asistente. Abrimos el Word y en la pestaña ”Correspondencia”, encontraremos “Iniciar combinación de correspondencia”, no seleccionaremos ninguna opción del desplegable, en la última línea tenemos “Paso a paso…”. Esto nos iniciará el asistente.

Combinar correspondencia 1

 

  1. El asistente nos presenta una columna a la derecha en el primer paso deberemos especificar qué tipo de documento, aquí seleccionaremos si creamos las cartas impresas, los sobres o son mensajes de correo electrónico. Este es nuestro ejemplo. Seleccionamos la opción y pasamos al siguiente paso con el enlace inferior. Siempre podremos recorrer el asistente hacia atrás para hacer cambios si es necesario.

Combinar correspondencia 2

 

  1. Aquí nos pide si utilizaremos el documento que hemos abierto o si creamos uno nuevo. Nosotros usaremos uno creado antes. Podemos pasar al paso siguiente.

Documento

 

  1. En el paso 3 debemos elegir a quién enviaremos los correos, las opciones superiores permiten usar una lista ya guardada en Word o crearla, o bien usar los contactos de Outlook. Como queremos utilizar los correo que se encuentran en un documento Excel lo buscaremos en nuestro ordenador con el botón “Examinar”.

Cooreo

 

Al abrir un documento Excel nos presenta las hojas del libro, Como la lista está en la Hoja1 la seleccionamos. Si además tenemos la primera fila con el título del contenido de cada columna nos aseguraremos que se marque la opción.

 

Cuando aceptamos nos muestra el contenido del libro Excel. Solo tendremos que aceptar si queremos todas las filas. En caso contrario es el momento de desmarcar los destinatarios que no deban elaborarse.

Campos Excel

 

A partir de aquí nos indica en el asistente el origen de las direcciones. Podremos pasar al paso siguiente.

 

  1. Como en el libro Excel ya tenemos otros datos como el nombre del destinatario. Podemos combinar directamente estos datos con el documento. Ponemos el cursor donde queremos añadir el campo y seleccionamos una opción de la derecha. La opción de línea de saludo permite especificar una construcción. Y en caso de no tener el dato como el Nombre para completarlo añadir una línea alternativa.

 

En esta misma ventana podemos asociar nombres de campos con columnas del Excel, lo haremos en “Asignar campos”.

relacion de campos

 

Si queremos añadir otros datos del documento Excel lo haremos con la opción “Más elementos”. Añadiendo el campo especifico en el documento.

 

Ahora ya deberíamos tener nuestro documento con los campos a añadir.

 

  1. En el siguiente paso nos permite revisar el resultado. Nos muestra el primer documento completado y navegando con el asistente podemos revisar cómo queda cada una de las cartas.

comprobar resultado

 

  1. Para finalizar en el último paso nos da la opción de combinar correo electrónico. Opción que elegimos al inicio, sino tendríamos imprimir cartas, etc. Al marcarla se abre un cuadro de dialogo.  En él indicaremos en la primera línea, mediante un desplegable, el nombre de la columna donde están los emails de los destinatarios. Y en la segunda indicaremos el Asunto que llevará el correo electrónico.

 

  1. Al aceptar se prepara y envía el correo al Outlook, a la bandeja de salida.

 

Ya podemos combinar correspondencia de un Word mediante correo electrónico contenido en el mismo documento Excel.

 

7 thoughts on “Combinar correspondencia con Word”

  1. Buenas noches, he tratado de encontrar el famoso «paso a paso por el asistente para combinar correspondencia» mi word es 2019 y en su remplazo encuentro «documento normal de word» qué debo hacer para encontrarlo…? Gracias
    mio correo es : patiloro48@hotmail.com

  2. Hola,

    en primer lugar gracias por el manual. tengo una duda con la combinación de correspondencia que no consigo resolver y me gustaría saber si me puede ayudar.

    Cuando selección la hoja de excel con la que quiero trabajar, por alguna razón, no coge todos las celdas que tengo en la base de datos.
    ¿por que no me carga todas las columnas?

    En otras ocasiones me carga todas las columnas pero no me carga todos los registros
    Deseando que me pueda ayudar

    tania

    1. Hola Tania.
      ¿ Cuantos campos (columnas) tiene en la base de datos ? ¿ Y cuantos regitros (filas) ?
      Podria revisar en que momento se dejan de obtener datos. ¿ tiene algún caracter especial en el contenido de las celdas ?
      Otra posibilidad es que las celdas no tengan los formstos de texto, numerico, fecha, etc correctos pudiendo generar errores en la obtención de los datos por Word para incluirlos como texto en el documento final.

      Espero le sea de ayuda.

      Un saludo

  3. Hola…

    Quisiera saber como hago para relacionar varios artículos en una tabla con respecto a un numero de factura.

    Les agradezco su pronta colaboración.

    Atento,

    Juan Carlos Martínez B.

    1. Desea relacionar una tabla en Word ? con numeros de facturas ? Esas facturas son archivos externos, otra tabla ?
      Son tablas en Excel ?
      Las posibilidades de relación son muy amplias y hay que conocer exactamente de que tipo de datos y objetos son los que se quieren relacionar.
      Debería especificar más detalaldamente que es lo que tiene y como quiere relacionarlo. Y, especialmente, con que finalidad.

      Un saludo

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